【内容摘要】
自《物业管理条例》实施以来，物业管理服务市场化、规范化程度逐渐提高。2018年3月19日，《物业管理条例》第三次修改，随后各省市也相应修改了本地区的物业管理条例。
新规对物业服务企业及其从业人员在规范物业服务经营行为、履行物业服务合同约定、加强物业使用安全管理、配合做好基层治理相关工作等多个方面提出了更高的要求。但目前国内有关的市场配套规定散布在各个政策法规之中，无法为物业服务企业内部管理、提供管理服务等事宜作出有效指引。加上物业服务企业长期处于优势地位，自我风控意识淡薄，导致物业服务企业在落实自我管理、提供服务过程中，普遍存在措施不规范、不专业的问题。
笔者趁着新规的东风，就物业服务企业内部合规管理、物业管理规范操作等事宜进行了研究，以期给物业服务企业提供有效建议。本篇着重于物业服务企业的内部管理，因研究时间短、笔力有限，如有不足，还请各位读者指正。
物业服务企业既有一般企业的普遍性，也有身为物业服务企业的特殊性，普遍性不在本文研究范围之内，此处仅概略提及物业服务企业的特殊性，以期物业服务企业可以留意到自身企业的特殊之处，更好完成自我管理。
一、关于企业资质管理
根据原建设部2004年5月1日发布实施《物业服务企业资质管理办法》，物业服务企业需要取得相关资质证书才可从事物业管理服务活动。
2018年3月8日，住房城乡建设部作出《关于废止<物业服务企业资质管理办法>的决定》，取消了物业服务企业资质，各地不再以要求核定的物业服务企业资质作为物业服务企业承接物业管理业务的条件。在这一时间前后，各地先后出台了物业服务企业信用信息管理方面的政策，加强了物业服务行业的事中事后监管，定期向社会公布物业服务企业信用情况。这一变化，使得物业服务行业成为准入“低门槛”行业，但却对后期服务提出了更高的要求，建立健全物业服务标准和服务规范，增强服务意识、创新服务理念、提高服务质量，已经成为物业服务企业的生存之道。
虽然物业服务企业资质已取消，但物业服务企业拟开展包括但不限于下列经营活动时却依然需要取得行政许可或履行备案程序：
1、根据《保安服务管理条例》第十四条、《公安机关实施保安服务管理条例办法》第十八条规定，物业服务企业自行招用保安员的，应当自开始保安服务之日起30个工作日内向所在地设区市的公安机关备案。
同时，根据前述法规的规定，自行招用保安员的单位不得在本单位以外或者物业管理区域以外提供保安服务。如物业服务企业拟对外提供保安员服务的，应当符合保安服务公司的相关管理规定，办理《保安服务许可证》。
2、根据《中华人民共和国特种设备安全法》第四十五条、《特种设备安全监察条例》第三十九条规定，物业服务企业接受业主或业委会的委托，管理、维护、保养物业管理区域内电梯的，应当取得特种设备安装改造维修单位资格许可，并根据取得的资质等级开展相对应的电梯服务。
3、物业服务企业经营或者受托管理停车场（库）的，亦应当要履行相应的手续。
目前笔者仅检索到各地对于停车场（库）经营管理的规定，暂未检索到全国统一的规定，建议物业服务企业根据当地规定自行核查。如《深圳市停车场规划建设和机动车停放管理条例》第十五条规定，“申请开办经营性停车场的，应当向市公安交管部门申请《深圳市经营性停车场许可证》。未取得许可证的停车场，不得提供有偿停放服务。
《上海市停车场（库）管理办法》第十四条规定，“公共停车场（库）经营者应当依法办理工商、税务登记手续，并在工商登记后15日内，持有关材料向交通行政主管部门或者《上海市道路运输管理条例》规定的道路运输管理机构办理备案手续。”《上海市停车场（库）管理办法》第二十九条第二款规定，“专用停车场（库）的所有人或者其委托的管理人应当按照规定申报停车场（库）的泊位数。”
此外，关于停车场收费标准及应履行的手续，各地亦有不同的规定，建议企业一并核实办理。
二、关于业务分包管理
在物业管理当中，服务分包管理是一种常见的管理模式，物业服务企业往往会将部分服务管理项目分包给专业公司进行相对独立的运作，例如：电梯设备日常维护、配电室设备维护、消防检测、专业的外墙清洗、消杀以及绿化等。
由于上述部分业务的行业准入的资格获取比较困难，承接业务的分包公司多为设备制造公司、系统开发方等单位，在行业资质以及专业技术方面存在着技术垄断。物业服务企业在技术监管方面比较吃力，往往会出现双方角色不明确的局面，物业服务企业不能很好的发挥其总体协调、监督管理的权利。
作为物业服务企业，可以通过如下操作减少业务分包的风险：
1、在分包合同中详细约定双方的权利与义务，要求分包公司按照法定的操作规程提供专业的服务，为了保护物业服务企业和业主的权益，要求分包公司提供的服务无瑕疵，如果服务不到位、不专业，物业服务企业有权按照合同约定要求专业公司承担责任，直至解除双方的分包合同。
2、通过统一着装、统一要求等方式淡化分包公司在小区的影响，防止物业服务企业本身被边缘化。
3、加强企业内部人员专业技能培训，通过增强自身专业知识以达到增加管理和监督能力的目的。
三、关于物业合同管理
（一）前期物业服务合同
《物业管理条例》第二十六条虽然规定了前期物业服务合同可以由双方自行约定期限，但是部分地区对前期物业服务合同期限有明确的规定，如北京市、深圳市均规定前期物业服务合同期限最长不超过二年；且各地对于前期物业服务合同期满未续签时的处理方式亦有不同的规定。建议企业根据当地地方性法规和地方政府规章做好前期物业服务合同内容管理。
部分地区亦要求将前期物业服务合同进行备案，但该义务多为建设单位的义务，如《深圳经济特区物业管理条例》要求建设单位在办理房地产买卖合同备案时，应当将前期物业服务合同、临时管理规约同时报送备案。
（二）物业服务合同
《物业管理条例》同样未明确规定物业服务合同是否需要备案，但部分地方性法规和地方政府规章对物业服务合同提出需要备案的要求，如《深圳经济特区物业管理条例》第五十八条第四款规定，“物业服务企业应当在签订物业服务合同之日起十五日内将物业服务合同副本报物业所在地区住房和建设部门备案。”《北京市物业管理条例》第六十三条第三款规定，“物业服务合同签订或者变更之日起十五日内，物业服务人应当将物业服务合同报街道办事处、乡镇人民政府、区住房和城乡建设或者房屋主管部门备案。”
就上述备案的义务，各地还配备了相应的惩罚性措施，如《深圳经济特区物业管理条例》第一百一十四条规定，物业服务企业未将物业服务合同副本报区住房和建设部门备案，由区住房和建设部门给予警告，并责令限期改正；逾期未改正的，处二万元以上五万元以下罚款。《北京市物业管理条例》第九十一条规定，违反本条例第六十三条规定，物业服务人未按规定将物业服务合同报街道办事处、乡镇人民政府、区住房和城乡建设或者房屋主管部门备案的，由街道办事处、乡镇人民政府责令限期改正，给予警告；逾期不改的，处五千元以上一万元以下的罚款。
综上，建议物业服务企业根据当地政策做好物业服务合同内部管理的相关工作。
四、关于劳动人事管理
（一）安全生产管理架构
物业服务企业通常来讲从业人员众多，安全生产责任重大，根据《中华人民共和国安全生产法》第二十一条第二款规定，物业服务企业从业人数在一百人以下的，应当配备专职或者兼职的安全生产管理人员；从业人员超过一百人的，应当设置安全生产管理机构或者配备专职安全生产管理人员。
（二）持证上岗人员管理
物业服务企业应当根据相关法律法规的规定，识别物业服务项目中必须持证上岗的工作岗位，并按照要求配置持证人员，如特种作业人员需持有特种作业操作证及其他相关有效上岗证、消防监控岗位员工必须持有消防操作上岗证。物业服务企业应加强本单位特种作业人员的管理，做好培训、考核、监督、建档等工作，督促相关人员持证上岗、按章操作，杜绝违规作业。
（三）保安员管理
物业服务企业自行招用保安员，应遵守《保安服务管理条例》相关规定，审核保安人员相关资质，不得招用有下列情形的员工：
（1）曾被收容教育、强制隔离戒毒、劳动教养或者3次以上行政拘留的；
（2）曾因故意犯罪被刑事处罚的；
（3）被吊销保安员证未满3年的；
（4）曾两次被吊销保安员证的。
五、关于企业档案管理
目前亦无全国性规定要求物业服务企业进行档案管理，但部分地区对此提出了要求，如《深圳经济特区物业管理条例》第七十五条第二款要求，物业服务企业对维护保养、改造物业及配置固定设施设备而形成的资料，应当妥善保管并建立电子档案。
《北京市物业管理条例》第七十一条规定，“物业服务人应当建立、保存下列档案和资料：
（一）小区共有部分经营管理档案；
（二）小区监控系统、电梯、水泵、有限空间等共用部位、共用设施设备档案及其管理、运行、维修、养护记录；
（三）水箱清洗记录及水箱水质检测报告；
（四）住宅装饰装修管理资料；
（五）业主名册；
（六）签订的供水、供电、垃圾清运等书面协议；
（七）物业服务活动中形成的与业主利益相关的其他资料。”
六、其他风险防控措施
天有不测之风云，物业服务企业在自身做好合规管理的基础上，还可以采取其他措施分散管理的风险，降低企业的损失，如购买物业管理责任保险、公众责任保险等。
结语：
望每一物业服务企业在努力为市民营造安全、舒适、文明、和谐、美丽的工作和生活环境的同时，努力完善内部管理制度，防控因为自身管理带来的行政处罚等风险。
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