（这是“预算”系列连载的第四篇。本篇的重点，是解决上文两个遗留问题的第一个：制定怎样的《采购和报销制度》，来保障 WAVC 的准确性和及时性，从而提升“预算”的可信度？）
如果你已经读过前面的三篇文章，WAVC 一定会给你留下深刻的印象，它是我为摄影行业创造的，也是我们行业独有的全新指标，非常有价值，请你务必把它用好！
WAVC 有两个身份：它是检查运营现状的“体温计”；它还是“预算”的“老爹”。毫无疑问，WAVC 的数据是否准确有效，严重地影响了，测算出的“预算”是否可信！
所以，当我们要使用 WAVC 进行运营监控，以及要使用 WAVC 来测算成本“预算”时，也必须要考虑：如何确保 WAVC 数值是准确的，也尽可能是及时的？
一、《制度》与“预算”有关系
怎样才能让 WAVC 的数据，既准确又及时呢？首先，当然要为“记录员”岗位，找到合适的人选。其次，我们再要求记录员，必须严格遵守《成本划分规则》，更要保持认真又细致的工作态度，…等等。
我想在这里着重说明的是，除了记录员和她的工作态度之外，我们还需要《财务制度》的帮助。
在“预算”系列连载的第一篇里，我曾提到过“两个点+三件事”。其中的第二件事，就是：颁布《采购和报销规则》。这就是说，为了 WAVC 数据的“准确性”和“及时性”，我们需要制度上的保障。
哦哦哦，你现在应该表现出“焕然大悟”的样子了！哈哈，原来《财务制度》并不是孤立的管理制度，她能帮助我们做“预算”，她跟“预算”的关系，相当地“暧昧”哟！
二、老板要做表率
在影楼或摄影工作室，《财务制度》的主体，可等同于《采购及报销制度》(以下用《制度》来代表)。
各个公司的内部制度，条款和形式都各不相同，但《制度》中的核心条款，至少应该要，首先起到这样的作用：要求全员配合，共同保障财务记录的“准确性”和“及时性”！然后才可能是其它。
你现在可以回顾一下你公司的《制度》，其中的那些条款，是否已具备了，保障财务记录“准确”和“及时”的作用？如果没有，应该立即修订。我说的是：立刻、马上、现在，不容拖延！
另外，看在 WAVC 和“预算”(其实就是利润)的份上，老板自己也应该模范地遵守《制度》中的相关规则，为全员做出表率。
三、《制度》中的三个要素
小规模公司的《制度》，应该简明扼要，方便全员理解和执行。同时，作为“准确性”和“及时性”的保障，这三个要素，在《制度》中不能缺少，而且应该提出明确的行为规范：“设置采购权限”、 “严格报销时限”、“执行审批程序”。让我来解释一下：
1．设置采购权限，这是指：某些主管，能够享有“先买后报销”的金额权限，比如：低于200元的采购和支出。超过这个权限金额的任何采购和支出，都必须遵守“先申请再采购”的原则。
设置采购金额权限的目的：一方面，要让发生在一线的小额支出，始终保持高度的灵活性；另一方面，配合“采购审批程序”，我们可以有效地防止，大额采购”超预算“现象的发生。通过审批《采购申请表》，老板有机会在采购发生之前，将该采购事项与“预算”进行比对。立刻就能知道，在该项细分成本上，还有多少“余额”可花？该采购事项是在“预算内”？还是已经“超预算”？是否必须给予“追加“？
并不是所有的主管，都需要赋予采购权限。老板可以根据主管的实际工作需要，来做决定。只把采购权限赋予那些，有特定需求的管理人员。采购权限的金额大小，也可以根据需要定期降低或提高。（小贴士：采购权限的具体金额，比如：200元以下，不要直接写在《制度》里面，每次调整金额的时候，就不用去改《制度》了）。
2．严格报销时限，这是指：无论哪一种类型的采购支出，都必须在规定的时间期限内，比如：从支付发生日起 30天之内，完成报销。
为报销设置“时限”，目的是为了提升财务记录的及时性，避免漏记，从而尽可能的，降低 WAVC 数据的滞后程度。试想，如果有一大堆花费，在三、五个月之后才来报销的话，支出记录与实际支出之间，就存在了偏差，WAVC 也就不准确了。“温度计”不准确，公司运营现状不明确，依此测算的“预算”，当然也就不太靠谱了。
3．执行审批程序，这是指：从发起采购申请、审批采购申请、执行采购并支付、确认收货、回收票据、直到报销完毕的整个过程中，所需要经历的审批路线，审批责任人，以及相关职责。（下图为参考案例）
与采购权限相配合，执行审批程序的目的，仍然是为了让“预算”，在实际工作中，能真正起到作用。有关审批程序的执行，有三个点，我想要特别说明：
第一，我始终坚持，发起采购申请的主管，必须要填写书面的《采购申请表》。在《采购申请表》中，必须要写明采购的原因。从填写的采购原因当中，老板能清晰地感知到，下级主管对日常工作细节的熟悉程度，甚至还能作为主管工作态度的佐证。鼓励一线主管多多“动动笔”，是对主管的培养。
第二，除特殊情况外，得到批准的采购申请，均由公司负责支付和后续报销。一方面，可以规避员工经手支付带来的风险；另一方面，可以提高采购后报销的工作效率，对财务记录的“及时性”有贡献。
第三，老板必须亲自签批，“所有”的采购申请和报销。这就是说，老板的“一只笔”，是公司唯一的审批窗口。公司只留一个审批窗口，可以大大降低财务管理的复杂程度，公司“预算”的执行难度，也大大地降低了。
老板太忙了，公司所有的采购申请和报销，都必须给他批。会不会忙不过来呢？
没关系的，我们推出“定时审批”的规定。
四、定时审批
定时审批，这是指：公司每周仅在固定的时间，比如：每周二下午14:00点，进行1次例行的审批工作，其他时间不再进行采购和报销审批。这就要求各级主管，在每周固定的”审批时间”之前，提前准备并提交自己的《采购申请》和《报销单》。
每周只批一次，财务数据在 7 天内相对稳定，给老板留出了足够的时间。每周一次的审批会议，也是老板与财务人员，绝佳的互动和沟通机会。
每周只批一次，一线会不会觉得不太方便呢？当然不会！仅仅 7 天而已，反而可以倒逼一线主管，养成一定程度的提前规划意识，何乐而不为？
五、预借现金和工作备用金
除了《采购和报销制度》，公司还可以对“预借现金”，以及“工作备用金”进行规范。它们可以避免员工大额垫款，但对财务记录的“准确性”和“及时性”，并没有什么影响。我在这里就不再累述了。
请继续阅读下文。这是“预算”系列连载的第四篇，下一篇解读：如何让“预算”能够跟得上，实际业绩与目标之间的偏差和波动，从而实现利润最大化呢？
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