1、情景描述
在采购作业流程中，很多公司头疼的不是供应商难找、价格难议、交期难谈，而是内部的真正需求难获取。
S集团最近就有个项目遇到了这样的问题。
工厂组装线要安装一套监控系统，张科长接到现场需求后，提了一份采购需求到采购——组装线监控系统1套，附件资料中，对安装场地、安装位置、摄像头数量作了描述，关于监控的通路数、摄像头精度、数据存储要求、调阅要求、线路架构等细节均无描述，IT只做了传话筒的角色，球直接抛给了采购，老王又头疼了。
2、存在问题
原来，虽说S公司有IT管理部门，但主要是对现有资产作管理，IT管理课主管张科长也非IT专业出身，当公司需要新建IT项目时，技术薄弱的弊端便显现出来，比如，在提需求时，常描述不清此项目具体要什么样的硬件、搭什么样的架构、软件如何配置等。
其次，害怕规格提得详细后，采购按照配置清单作业，最终不太适配导致项目失败，也是不敢提详细配置的原因之一。
3、解决方案
建立需求模板，请需求部门按模板填写。需求部门不会填怎么办？供应商是个好老师！有困难找供应商！
老王与张科长沟通后，了解到问题的核心是“张科长本身对监控类的配置”这些参数模糊不清，心中没谱，所以不敢做细节上的确认。
你不懂没关系，我找懂的人过来教你！
一周不到的时间，采购约了三家监控类设计、安装、布线的厂商，有老王及张科长带领着去现场查看场地，确认监控位置，了解监控的精度要求。
在第一家厂商过来查看时，老王问供应商监控类的需求重点关注哪几个部分，供应商不知道是在考察他的能力还是在试探他的专业度，将监控类的系统要求，其他公司的优秀案例一五一十地做了分享。
在第一家看完后，老王和张科大概了解了监控系统总体功能和要求分为：
一、系统安全层面
需要支持灵活多级操作权限，设备控制权限，摄像机图像处理权限，联网调阅权限，异常报警联动等。
二，监控系统管理层面
对重要的系统操作有记录功能，视频丢失自动检测功能，灵活地报警布防撤防功能等。
三，硬件配置层面
360度可旋转摄像头、红外高清夜景摄像头、数字硬盘匹配、网络带宽计算等
用同样的方法与第二家厂商进行了沟通，在第二家厂商看现场时，老王已经懂得提出了系统安全层面的一些要求，张科也大概清楚哪里需要配360度可旋转摄像头，哪里需要红外高清摄像头。
通过第二家厂商的沟通，关于这三个层面的细节部分又有了深度的认识，比如关于报警联动部分，除了声光电报警外还可以实现语音提示报警，支持远程视频直接查看等，同时通过和第二家厂商的沟通，又追加了视频监控的可扩充性这一项。
等到第三个供应商前来查看时，老王和张科对视频监控的需求已经有了初步的框架，直接与第三家供应商探讨监控系统视频线、控制线、电源线、及报警电源信号线走向，及采用电管电桥架直接进入总监控室等细节问题。
看样结束，老王要求三家厂商各做一份方案说明，并列明物料清单。
同时依据前面对监控的框架性了解，并结合其他IT类的需求考虑项，制作了一份IT类的需求模板，要求张科对目前的项目需求做一个需求说明，模板结构如下：
张科全程与老王一起参与了与供应商的对接，对需求部分也有了框架性的概念，此时再要求填写需求文档模板表相对没什么困难，两天时间，将清晰的需求描述整理给了老王。
需求描述难被老王借力打力的方式化解，老王泡了壶碧螺春，看着茶色，想着远方。
4、宫老师说
需求描述不清怎么办？来份需求模板。
需求模板不会填怎么办？找供应商，找咨询公司，找专业的第三方。
如果IT体量足够大，要同步推动建立专业的IT管理部门，由内部建立整套的IT评估需求评估管控机制，实现各个部门信息的互通，防止重复建设以及信息孤岛的产生。
特别需要注意的是，采购千万别做规格需求类的确认，防止后期背锅。
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