规范适当的采购方式是物资采购程序最优化的基础
采购方式的确定，通常在物资采购立项阶段的项目批复环节，是决定物资采购后续程序的关键，目前采用比较多的是公开招标、竞争性谈判、比价采购、单一来源谈判四种方式。四种方式各有利弊，应当在满足物资采购要求的同时，最大限度地引入竞争机制，同时兼顾公平、公正原则。
在当前国家局“应招尽招”的指导思想下，公开招标被认为是物资采购的首选方式，通过向社会公开招标公告征求意向企业，再通过一定的程序的综合评价来确定中标企业。但是公开招标也有程序相对复杂，采购周期长的缺点。对所有项目无差别地采用公开招标方式，虽然最大限度地降低了采用其他采购方式舞弊的风险，但是对于数量少、金额小的采购项目，无异是一种资源的浪费。而临时性、突发性、紧急性的物资采购，例如突发病虫害，急需采购农药，采用公开招标程序又难以满足其时间要求，因此应当针对项目数量、金额、采购标的价格差别程度、市场供应商的数量以及紧急程度和采购方式特点综合考虑，通过民主集体决策的方式，选取最适合的采购方式，以确保采购目标的实现，同时做到严格规范，又不造成资源浪费。
规范严谨的招标文件是物资采购有序进行的条件
招标文件的审计仅在采用公开招标方式采购过程中进行，发生在采购实施阶段的采购实施准备阶段。在公开招标程序中，无论是委托招标还是自主招标，招标文件是需求单位向供应商传达采购具体信息最主要的方式。需求单位通过招标文件向有意向的供应商表达需要要求的具体要求，以及具体的评标办法。供应商则根据招标文件的要求进行有针对性的投标。招标文件是严肃的，不仅是公开招标顺利进行的基础，也是影响招标结果的重要因素，更是后期合同签订的重要依据，因此需要特别关注。其审计关注的要点一是招标文件对需求商品的描述不能带有明显的排他性和歧视性，如指定品牌等，应当保证所有有能力、有意向的供应商都有资格参与投标。二是语言表达准确，避免模糊，防止因言辞不准确导致投标商的理解偏差，导致后期招标失败。三是评分办法的合理性，评分办法要具体明确且具有可操作性，既要起到筛选作用，又不能过于苛刻。
严肃公正的招标过程是物资采购圆满成功的核心
作为采购实施阶段最重要的一环，评标委员会通过一定规范化的程序选定中标供应商。审计部门在此环节必须全过程参与，严格把关招标程序，以保证招标过程合法规范。关注的要点一是注意投标商资质的审查，通过对其经营资格证书的审查，确保投标商是符合招标资格要求的有独立参与投标的能力，并有相应的委托授权文书。
合法合规的采购合同是物资采购双方利益的保障
采购合同的签订在中标公告之后，是采购实施阶段的结束环节。合同是具有法定约束力的文书，双方签订合同也就意味着买卖契约关系的缔结，双方必须按照合同条款履行必要的义务，否则将承担相应的法律责任，因此对合同的审核必须要有严谨的态度。合同审核的关键点在于：
（一）合同内容的审核。对采购合同内容的真实性、合法性、有效性及可行性进行严格审查，查看合同中是否含有不当言词或存在违法违规可能的内容，是否使用模糊语言、易造成歧义，对约定的履约责任和服务承诺是否明显夸大、与实际不符。
（二）合同关键条款的审计。合同约定的标的数量、金额、规格型号是否准确；合同约定的付款方式及保修期限是否明确等。
（三）合同一致性的审计。合同的一致性是指合同文本与招标文件的一致性，特别是合同签订金额与中标金额的一致性。
严格有效的资金管理是物资采购顺利完成的标志
物资采购的结束阶段包括验收付款和整理归档两个环节。由于物资采购管理程序中并无规定采购付款时必须经审计的条款，而项目结束后审计部门要对整个物资采购的资金使用情况进行审计，因此这一阶段的审计工作应该在验收付款之后的时间段进行。资金管理审计应当包括两个方面：一是项目资金的运用情况审计。二是项目预算执行情况审计。审查物资采购项目是否有超出预算金额情况，超支一定比例的是否有原审批机构的批复；是否有采购金额明显低于预算批复金额的情况，预算执行率不高的原因是什么。对资金使用情况的审计应形成报告，归入物资采购档案。
总之，对以上关键环节进行有计划、有针对性的监督，变被动审计为主动审计，一定能够使物资采购工作更加规范，促进企业经营管理水平进一步提高。
作者：王凌飞王宇峰单位：洛阳市烟草专卖局
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