当你从整体的角度考虑问题时，设备采购流程可能看起来简单明了：找到你需要的东西-购买设备-接收设备-完成支付。
然而，全球经济的增长导致了这一过程的复杂性。与所有业务职能一样，采购可能变得复杂，并包含几个阶段。
下面你将了解设备采购流程的各个阶段，以及它们如何影响你的组织。
了解设备采购
正如你所知，设备采购是寻找和购买公司有效运营所需工具的过程。此过程旨在通过了解你需要什么并使用你内部已有的设备来减少你的开销。
设备采购流程基本上涵盖了公司获取所需工具的步骤，通常从提出购买请求的那一刻开始。
设备采购流程没有通用格式。采取的步骤会根据几个因素而有所不同：公司的规模、位置、预算、消费能力和结构。
话虽如此，以下是设备采购流程中最关键的部分。
确认需求
不需要的东西不采购。设备采购流程的第一阶段是确认你需要的相关设备。对你的公司及其运营进行彻底检查将有助于认识到这一需求。
创建采购申请
下一步是创建采购申请。
这些要求通常由需要相关设备的部门或工人提出。它们最终会得到贵公司采购团队或采购经理的审查。
一旦收到适当的批准，该请求将转变为采购订单，公司将根据该订单采取行动。
检查和选择供应商
你的公司还需要确定从何处获取设备。
一些公司有供应商目录。它们本质上是一份供应商名单，公司在需要特定项目时会去找这些供应商。另一方面，其他公司在需要商品时会立即寻找供应商。
选择供应商后，你需要与他们建立关系，了解他们是如何工作的，以及他们是否有你所需要的东西。
谈判
这是设备采购流程中最关键的部分之一。选择供应商时，需要协商设备价格和采购条款。
这些条款可能会有所不同，包括交货时间、安装服务（和成本）和运输费用。
采购订单创建
采购订单是声明你打算购买设备的文件。它概述了所有关键信息，包括产品的价格和规格。该文件还显示了交易各方的义务。
一旦你与供应商确定了所有细节，签署了合同并将采购订单发送给供应商，你就可以继续交易了。
当供应商接受了订单，双方就建立了具有法律约束力的关系。
接收设备
设备交付后，你需要对其进行验收和检查，以确保其处于良好的工作状态。如果设备不符合规定的标准（可能缺少部件或以某种方式损坏），你可以拒收。
三方匹配步骤
虽然不是每个人都这样做，但仍然建议这样做。你的采购团队需要核对设备采购流程中涉及的所有文件。这些是采购订单、包装单（设备附带的）和供应商发票。
这一步骤将有助于防止任何可能最终导致你损失金钱的差异。
安排付款
一旦你确定一切正常，你就可以批准供应商的发票并支付必要的款项。
记录保存
你需要维护正确的记录，以便进行会计核算。这需要保存已完成采购的所有文档，特别是在税务审计的情况下。
更加先进的采购流程
无论你是小型企业还是跨国公司，拥有正式的采购流程对于在现代市场中竞争至关重要。随着自动化和各种软件工具的出现，采购流程变得更加先进。
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○通过与供应商系统集成以及供应商绩效、合规性和合同信息的透明度来改进供应链管理和供应商关系管理；
○通过自动三向匹配来控制暗采购，该匹配将发票与采购订单和 GRN 进行比较以确保一致性。
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