导语
拟IPO企业采购管理中，往往有诸多不完善的地方，很多企业的采购并无严格的管理，采购工作很大程度上信赖于人，而不是通过规范的管理来约束、管控；采购实施过程中，通过口头或其他非留痕的形式来传达、沟通，相关票据的取得和使用也不符合规范要求，这些问题都将成为IPO的拦路虎。现在小编给大家分享一下实践过程中发现的采购典型问题以及相应的解决措施。
一、拟IPO企业采购存在的典型问题
1．未建立采购制度，或采购制度不健全，无规范的要求，有的企业甚至连采购的部门职责、岗位职责描述也没有或者提供的是网上拷贝的范本，跟公司实际情况并不相符，也不完全符合规范管理的要求。
2．采购机构设置不健全，出现不相容职务未分离的情况，有的企业甚至采购部只有一个人。
3．采购相关指令通过口头形式或难于留痕的形式传达，通过即时语音聊天系统沟通时，未及时保存相应的聊天记录。
4．采购手续不完善，程序不规范
◎ 采购未经过事前书面申请、审批，采购接到口头通知后实施采购，然后找财务报销；
◎ 领导口头吩咐后直接购买，无相应的询比价手续。
◎ 跳过中间领导的审核，直接找总经理签字，或者找总经理签字后再找中间领导补签字。
5．采购无任何计划，基本上均是紧急采购，当需求出现时，才提出申请，以致未能给询比价提供充足的时间，甚至有不少采购是“先购买后补手续”，这无形中加大了采购的成本，同时，采购的质量也无法得到很好的保障。
6．出于各种原因，采购人员可能是为了省钱，可能是为了方便，也可能是出于其他因素，通过经常合作的供应商采购，未进行询比价，或询比价流于形式。
7．公司总经理和采购人员为了低价采购，会不要发票（不向销售方索要发票），或为了省钱，从个人手中进行采购（无发票）。
8．采购未签订合同或合同协议审核不严谨，造成一旦出现质量问题，难于售后或无法退货、索赔/退款。
9．其他问题。如采购订单未审核，造成与实际需求的时间、需求量不符，尤其是那些批量供货或保质期较短的物资采购；又如，采购验收环节缺少关键质量的技术检验环节，或出现质量问题未及时沟通协商退换货。
二、主要原因
1．有部分公司认为：制度对于公司来说是束缚，影响公司运转效率，尤其是规范的制度，虽然很完善，但实际操作中根本无法按制度的规定，一步步走完程序然后再实施采购；企业根据实际，灵活处理业务，效率更高，而且采购一般都由比较信赖的人经手，不会发生大问题。
2．企业认为公司采购业务由总经理（老板）信任的人来办理，公司每月采购的物资，主要类型和品种都是固定的，除个别特殊物资需要重新寻找供应商外，大多数都可以打电话联系原合作方或到现场采买即可，所以公司目前的人员可以完成采购工作。
3．由于公司未要求各部门提前提需求、报计划，采购部因此也未制定采购计划；需要物资时才提需求进行采购，所以，会经常出现紧急采购、先采购后补手续的情况。
4．为了方便，采购申请人、公司领导和采购经办人都采取口头或电话形式沟通，也成了习惯，所以一直采用这种“非正式”的沟通方式，而未采用规范的、书面的形式处理相关事宜。
5．大多数公司的采购人员及相关领导都错误地以为：不开发票，对方可以给更优惠的价格，开发票的话，对方需要按发票税点来计算、增加采购价格，所以不开发票公司更划算。而事实上，若考虑到“税务风险以及发票可以抵扣所得税、与生产经营直接相关的采购事项所取得的增值税专用发票还可以抵扣进项税”，如果综合考虑起来，实际上开票对企业更加有利。
6．合同方面，公司都是沿用以前的合同版本，供应商大部分都有良好的合作关系，若发现有问题，通知对方后，对方一般都会退换货，因此，合同上的条款也没有过多去审核。
7．很多企业会抱有这个想法：由于公司目前人手相对不足，所以，有些方面可能不够规范，等以后人手足了再慢慢规范。
三、解决措施
1．作为拟IPO企业，应按照《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》等规定，建立并完善采购内控制度，规范采购申请、审批、采购询比价、采购价格及供应商审批、采购验收、采购付款等全过程管理。
2．健全采购机构，配备相应的人员，确保采购相关不相容职务相分离。
3．公司要求各部门除了特殊情况（如设备突然发生故障，需立即维修或更换）以外，必须提前报需求，采购部门按需求做好采购计划，然后按计划进行询比价、报公司相关领导审核、审批后实施采购。
4．加强采购业务全过程的记录控制，要求公司采购从申请，到询比价、价格与供应商审批确定，再到采购下单、采购验收，均通过书面的或者电子留痕的形式进行，确保过程可追溯，均有真实、完整、准确的记录。
5．采购发票是上市财务规范检查的必要环节，公司采购业务严格按照财务、税务规范要求，除了个别500元以下的、从个人手中实施的零星采购，以及确实无法开具发票的采购事项以外，均应取得发票。与生产经营直接相关的采购，尽量要求对方提供增值税专用发票；对于供应商为个体户的，应要求其找税务机关代开增值税专用发票。
6．重视采购合同的审核工作，控制合同法律风险，避免后续发生经济损失。
7．加强采购下单审核以及采购验收管理，所有物资均按照审批后的订单/合同进行采购，不得超过申请量采购；采购到货后，若货物不符合要求，质量检验/验收不通过的，采购人员应要求对方退换货或作相应处理，未经协商并取得相关领导同意，不得私自要求收货人接收检验不达标的物资。
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