如何进行采购数据分析,如何分析采购数据?

疫情时期是很多数企业的严冬,无论是企业原料采购还是家庭生活物资采买,让很多企业管理人员切身体验了“有钱买不到”、“能买到这个就不错了”、“囤的用不上,需要的没库存”的囧境。随着国际局势日益复杂,黑天鹅的事件概率增大,中长期看企业采购面临的“不可抗力”可能会越来越多,企业采购策略是否能够应对这些潜在的危机,值得思考。


别让最了解自己的人成为对手


切实可用的采购策略必须结合企业实际情况、区域行业特征制定。此刻我们可以思考下,对于自己企业所涉及的采购关键数据是否了然于胸?占采购金额最大的是什么?哪些物资最为关键?下面用某餐饮公司的历史采购数据案例作分析,看看自身是否存在这样的问题?


“我干了十多年厨师,有啥我不清楚的?”


A公司,在中西部某市共有7家餐饮门店,定位大众消费的中餐及各类宴席,年采购额约0.6亿元,涉及采购单品2400多个。因竞争激烈,采购成本偏高,导致营利逐年下降,出现危机。调研时发现A公司有简单的进销存系统,但从未对采购数据分析过。采购负责人根据经验,对于五花肉和包子粉格外的关注,认为这两样是关键原料,餐饮相关的无非是肉、菜、调料,都是些农副产品,价格也是随行就市研究那些数字没有意义。


2/8法则+ABC分类,就这么简单?


全世界大约80%的财富掌握在20%的人手中,这句话很多人应该都听过,这就是2/8法则。通过EXCEL的简单处理得出让A企业负责人和厨师长惊讶的数据:


序号

类别

单品名称

总金额(万元)

总金额占比

1

海鲜类

鲈鱼

200.0761

3.437%

2

大肉类

五花肉

175.2121

3.010%

3

燃料类

天然气

170.5812

2.930%

4

油类

色拉油(20L)

143.7529

2.470%

5

其他食品类

片皮鸭

117.2874

2.015%

6

其他食品类

烤鸭

102.4154

1.759%

7

海鲜类

基围虾

98.63016

1.694%

8

海鲜类

鲟鱼

97.84853

1.681%

9

冻品类

羊排(71型)

86.84539

1.492%

10

大肉类

猪肘子(鲜)

86.54761

1.487%


1、A企业全年采购单品2282种,采购额约5800万

2、采购金额排名前187个单品,占了全年采购的80%

3、厨师长关注的五花肉和包子粉分别位于第2位和第48位

4、没怎么关注过的鲈鱼、天然气、色拉油、烤鸭、基围虾、鲟鱼、羊排都排在前列,这9个单品占了全年总采购金额的18.97%。


接下来,把这这些单品按金额占比分类


A类占采购金额70%的前116个单品,应当重点管理控制,重视单价,关注相关资讯,保证供给,调节采购方式。

B类占采购金额20%的排名117-338的单品,予以一定的关注,定期考察相关价格,保证供给。

C类占采购金额10%的排名339-2282的单品,可采用分包形式,关注供应商管理即可。


数据能当饭吃还是能当钱花?”


首先引入一个概念效用费用比,既做一件事情所达到的效果,和需投入的费用相除。对于A公司通过营销手段提高净利润,假设A公司每年投入200万元营销费用,提高500万元的净收益,效果费用比=500/200=2.5。


再通过采购角度用数据试试看


仅对色拉油、鲈鱼和鲟鱼全年用量进行招标,现有价格的95折作为标底(已经提前做过价格调查),质量和服务要求不低于现行标准,对于很多供应商很有吸引力。即使外包招标工作,全部代理费不超过3万元,仅这三项节约22万元,费用3万元。效果费用比=22/3=7.3。如果将A、B类中可以招标的单品分类组合,效果应该是比较可观的。


细心的读者可能已经感觉到了,是的对于A公司目前的状态来看,通过数据去规范、调整采购策略增加的净利润远比通过营销手段增加的净利润难度低、空间大。


“就这么简单能把钱省了?”


数据简单汇总排序,就已经迈出了科学管理,客观分析的大门。至于是否能剩下钱这得看A企业的决心和采购团队的专业能力了。再来看看这些数据还能怎么用?


1、 提高盘库水平。

有了进销存的原料数据,结合实物盘点,更容易发现那个环节上出现的账物不符,后厨领料却没有登记?还是仓库收货时磅秤不准?


2、 需求预测。

菜品的消费和季节地区都有很大关系,通过导出的数据,可以把每个门店、各月份的采购单品拉出分析。我们继续做简单的事情,运用前面的2/8法则和ABC分类,可以看到很多有趣的现象,例如春节前后的调味品消耗差,小长假期间的羊排消耗量的激增。这些都是周期性较强的,且可以存储的单品。


3、 用料异常监控。

通过各门店横向数据对比可以发现更有意思的现象。东区店的包子粉用量最大包子卖的好,西区店的羊头卖的多那边人爱吃这个,南区的盐用的是其他店的5倍?查实后发现,原来这个南区新来的厨师长用盐撒地,据说可以防滑。


4、 采购绩效指标。

采购的绩效一直是人资的难题,对于A公司,基于供应商没有整合,数据从未梳理,以当年综合单价作为绩效指标是有可行性的。


5、 产品标准化。

无论是在哈尔滨还是海口,肯德基吃到的薯条味道几乎没有区别。东区门店畅销两个月的江湖毛血旺,因主厨被挖,口味偏离,消费者可不会买账,他们只会觉得A企业的这个店菜不好吃了,不去或者少去。把最好的口味固定化,慢慢品牌化是很多中餐企业的愿景。A企业想要达成,这些数据便是跨不出的一道坎。


“今晚拉2万斤白砂糖回来”


A企业咨询期间,新闻持续报道云南旱灾、新疆雪灾、广西部分地区洪灾的信息,云南广西是我国主要的甘蔗产地,新疆是主要的甜菜产地,这两种农作物的产品都是白砂糖。白砂糖占A企业年采购金额排名的第71位,年采购量4.8万斤,采购额约17万元。虽然金额不算大,但白砂糖是中餐不可或缺的基础调味品,后续的操作不用赘言了。这次仅是收看新闻联播加初中地理课本知识便让A企业躲过了那次著名的“糖高宗”涨价危机。


数据对于企业,如同体检指标对于人体。

取得客观真实的数据后,经过分析诊断,通过改善企业的采购体系,提高企业综合实力才是最终目标。


这个系列旨在为那些处于艰难期间的中小企业提供一些思考和启发,所有没有让我们毁灭的打击,都会化成养分让我们强大!


作者:韩啸 来源:采购从业者

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