企业如何打造响应型供应链模式之采购流程的建设（中篇）
在上周的文章中，晓闲聊了采购流程的前面几个环节，今天接着再谈这个流程中的后续几个环节。
3.采购询价
采购询价是指：在公司向各潜在供应商发出清晰明确的采购需求后，各供应商根据公司的采购需求而报出可承诺交付的服务水平及基于上述服务水平的价格。
从采购的结果上看，采购询价是一个非常重要的环节，采购询价做得好，可以帮助采购团队达成更低的采购成本目标，有些时候可以帮助团队获得更好的服务等。
采购团队需要基于企业的采购需求及其市场情况而制定自身的询价策略。
由于在前一个环节中，企业已经确定了相应的采购模式，因此，在采购询价中，团队重点关注的将是如何去完成这个采购模式的落地，也就是制定何种询价策略以及如何去实施这些询价策略了。
在不同的采购模式之下，企业可以选择的询价策略会有所差异，比如招标采购、议价采购、战略采购、指数定价采购以及基准价定价之间在询价策略上都会有所差异。
在招标采购中，采购询价活动的发生往往是基于采购团队对外部供应商发出投标邀约，以及供应商在公司指定的投标截止时间前递交投标文件。
在招标采购中，采购团队需要落实的策略是：确保各竞争方在同一个投标截止时间前完成全部投标方的投标文件的投递。
在询价策略中，相同的投标截止时间是一个关键性的要点，这是保障招标活动公平公正的一个必要前提。
另外，采购团队更需要关注的是：如何保障在开标前的投标方案的保密性以及潜在投标方的公正入围，以及如何保障项目开标后一直到定标时的招标项目的重要信息的保密性，如果招标为暗标形式，如何保障各投标方的投标价的保密是值得深入研究的。
最后，采购团队还需要关注的是：有没有必要委托第三方机构承办招标活动，以及是否需要采用信息化系统管理整个招标流程以及招标文件。
在招标采购前，采购团队以及招标采购项目负责人都必须关注上述这些询价策略问题。
而在议价采购模式中，采购询价活动往往基于供应商向采购团队报出产品的价格。
在议价采购模式中，采购负责人需要考虑的是询价活动是否兼顾了公平公正和效率原则，以及确保如何保障完成上述目标。
采购可能会碰到一些特殊的供应商，每次找这样的供应商报价时，由于知道其他供应商是谁，这样的供应商可能很直白地说：单子给我做，不管另外一家价格多少，我都比他家价格低多少。
你得考虑好如何应对类似于这样的情景以及后续可能的麻烦和问题。
而在指数定价模式中，采购询价活动的成果通常是供应商基于某个具体的指数而提供可以承诺的商品交付价格。
比如：以铁矿石指数为结算价的供需双方往往需要给出其销售价格与铁矿石指数之间的关系，而同时铁矿石指数品种也不是唯一的，双方还需要确定其可以接受的铁矿石指数的种类。
在指数定价模式中，采购团队需要考虑如何评估各供应商的报价基准和其他额外费用。
在确定自身的询价策略之后，另外一个需要考虑的问题就是询价策略的实施。
规范而言，从流程的角度看，询价策略的制定并不能作为流程的一个环节，它更多的是停留于采购项目的实施者的脑子或者团队内部的讨论之中，或者说作为采购询价的一个环节或者准备工作，我们很难将其演变成一种组织流程或者部门流程。
而采购询价则是一种结果性的体现，能更好地与采购流程相契合，且结果性的环节可以更好地发挥流程的必要作用。
在采购询价的实施中，采购团队需要按照在询价策略中定下来的方法和步骤执行，一旦各个供应商提供了所需的报价，这就意味着采购询价环节的结束。
不过，在采购询价环节中，我们需要注意一些要点。
A.报价信息载体
在询价环节中，我们需要关注供应商所报价格的呈现形式。
对于相对简单的价格，如果仅供参考的，口头或者电话报价某种程度上来说都可以接受。
而相对重要的价格，供应商以文字形式报出的价格即为有效。
而对于相对复杂的询价活动，供应商应当以报价单的形式呈现；
而对于非常重要的报价，则需要要求其报价应当加盖公司的公章以及法人签字后方可视为有效报价；
而对于其中某些腐败风险或者泄密风险较高的询价环节，则法人或者报价授权代表的当面在报价单上签字或者当面盖章才是有效的。
B.报价时间节点
报价时间节点是采购询价的核心要素之一。
对于非周期性物料而言，比如矿泉水，由于其价格波动性较弱，因此，对于大批量采购此类物料的企业而言，我们可能不会要求对方在固定的时间报出价格。
但是，在周期性物料的采购活动中，报价时间节点是我们必须格外关注的要素。
化工原料二甲苯等产品的价格波动性非常频繁，二甲苯价格与国际原油价格高度关联，布伦特原油期货、WTI原油期货等3大国际主流原油期货价格实时波动，也就意味着二甲苯的价格基本上在实时波动。
当然，大多数企业还是在做二甲苯的现货采购，而非期货采购。
因此，现实中的二甲苯价格的波动性要弱于期货原油，自然二甲苯价格的会在一个工作日的几个固定时间节点出现相应的波动。
综合而言，在实施二甲苯的采购询价时，项目负责人应当特别留意供应商报价的时间有效性，应当要求所有供应商在固定的时间范围内报价，比如要求每家供应商每次报价时间范围不能超过10:00-10:30，或者14:00-14:30，不论是早于还是晚于这个时间段，都意味着各家的报价水准都不在同一个层次上。
C.报价必要结构
对于某些复杂报价或者在对采购价格精细化管理的活动中，供应商的报价应当以一定的结构拆分展示。
以全球性的国际一站式货运服务为例，整个环节非常复杂，供应商的报价绝不应当以一票制的综合价格形式体现。
在国际一站式货运服务中，货代的报价包含了很多维度，比如装运起点到港口的物流费用、可能的堆场费用、集装箱使用费、国际货轮运费、保险费、出口报关费用、进口报关费用、目的国的国内运输费用等等若干费用。
如果在上述场景中采用的一口价费用结构，整个采购成本将会是一本糊涂账。
另外，在委托采购代工业务中，供应商报价的价格拆分也非常必要。
常见的价格拆分方式包括：原料成本（含包装费用）、水电气等费用、折旧费用和设备维护保养费用分摊、生产人力投入、仓储成本、管理费用、财务费用（侧重于利息费用以及预付账款、应收账款和应收票据的账期成本）、税费、委托代工利润等多个维度。
在这样的业务中，应当要求供应商按照上述的费用和利润结构进行拆分，如果上述结构过于复杂，则可以精简为原材料成本、制造费用、税金及附加、管理费用、财务费用和代工利润等几个维度。
4.采购洽谈
采购洽谈是指通过一定的方式和策略实现采购活动中的降低成本、提高服务等的预期目标或者虽然无法实现预期目标但却实现了降低采购或者提高服务等目标。
从结果导向的角度看，采购洽谈是整个采购流程中最重要的环节，它直接关系到采购团队能否实现更好的成本目标，是最核心的环节。
类似于采购询价，采购洽谈环节同样分为两个部分，分别是：采购洽谈策略的制定以及洽谈策略的实施。
由于采购洽谈策略需要依据现实的场景而定，且具有较强的主观性，很难在流程中进行标准化和量化，属于过程性的事物，很难通过具体的业务流程固化下来，因此，采购洽谈策略不能列入采购流程这样一个标准化的事物中。
而采购策略的执行却属于结果性的东西，可以进行量化与评估，因此，在采购流程中，真正可以执行的恰恰是采购洽谈，也就是采购洽谈策略的实施环节。
采购洽谈策略是一个非常复杂的话题，且与谈判场景和需求特性有着非常密切的关系，因此，这里晓闲并不能详细介绍这个话题，这里仅稍微展开介绍一下。
谈判的场景有很多，其分类方式也有很多，我们可以根据不同的情形进行不同的分类。
比如以形势强弱进行分类，可以分为强势谈判和弱势谈判。
对于强势谈判而言，采购方往往在谈判中具有更加强势的地位，此时的谈判策略有很多，比如压服、竞争性策略、车轮战或者红白脸策略等等。
而在弱势谈判中，采购方往往具有较为薄弱的谈判地位，根据个人和组织利益的不完全一致的特性，采购方可以选择的谈判策略有感情牌、联合采购谈判，共同利益谈判、预期利益策略、委托第三方谈判的策略等等。
当然，在采购洽谈中，我们可以根据不同特性进行不同分类，进而结合实际情况而产生不同的洽谈策略，其最终目标均是希望产生更好的洽谈结果。
而洽谈策略的实施则是依据前面制定的洽谈策略逐步实施并最终产生期望的结果或者尽可能接近期望结果的结果。
对于洽谈策略的实施环节，我们主要注意按照前面的策略操作并分步骤评估团队的洽谈结果即可判断其是否有效。
由于场景的复杂度，关于具体的洽谈策略以及实施方法，这里晓闲并不做过多的解读和分享，但晓闲会做一些要点的介绍，希望对大家有所帮助。
A.谈判保密工作
在谈判过程以及谈判后，谈判的负责人或者项目的参与者，应当遵循保密原则，未经公司、部门以及项目负责人的许可，不得泄露项目中的一些信息，甚至其中的隐晦信息都不得向部门内、公司内或者公司外的人员透露。
这里的隐晦信息内容非常多，其中包括洽谈方名称、洽谈人名称、各方价格或者服务水平。
当然，有些时候，采购方需要对外公布某些上述信息的，则例外处理，但是，除了负责谈判的团队或个人可进行策略性地对外公布上述信息外，其他人均无上述权力去透漏以上信息。
B.分级洽谈授权
这一条同样是针对企业内部的，主要是针对谈判项目组的成员，采购方需要根据不同员工的级别和能力的差异进行分工，进而优化谈判资源分配和能力分配，提高谈判成效。
比如：对于金额低或者谈判难度低的项目，授权由基本人员或者初级员工主抓谈判，为最终谈判结果负责。
而对于谈判金额高或者谈判难度提高的项目，则授权由中级或者高级员工负责其中的谈判，随着金额提高或者难度的提高，主导谈判的人员的级别随之大幅提高。
C.原始纪要和最终纪要
原始纪要和最终纪要是非常重要的，其中原始纪要针对的是谈判项目中的项目负责人或者项目制定的记录员的重要工作，而最终纪要则是针对谈判双方的必要工作。
原始纪要主要用于记录整个谈判的细节，其分布于整个谈判项目的前前后后，需要仔细记录整个过程的各个重要细节。
在整个采购谈判项目中，一个项目应当只产生一次原始纪要。
而最终纪要用于记录最终达成的谈判结果，在多轮谈判中，每一轮谈判都会产生一次最终纪要。另外，最终纪要应当受到谈判双方的认可。
晓闲认为上述3点对采购洽谈非常重要。
在下周的文章中，晓闲将会介绍采购流程的其他环节，请大家继续关注。
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