采购管理政策是指导采购工作和原则性文件，采购管理制度是实施采购工作的具体规范和指导性文件。作为一名长期从事企业采购与供应链管理的专职人员，本文从系统角度对采购管理相关制度进行详细分析阐述，并把本人曾任一大型单位采购总监时制定的相关制度作为案例。
一、采购管理定义
采购，是指企业为保证正常生产和正常经营，在一定的条件下从供应商或市场获取原料、产品或服务的过程。
采购管理是为达成采购目标的一个系统过程，有自己的运作流程和运作模式。包括采购计划与预算、订单跟踪、成本控制、采购质量、委外加工、租赁、采购结算管理等。需要合格的管理人员、一系列的流程和制度等。
二、目的及适用范围
采购管理的目标是以总成本最低的方式为企业提供满足需要的原料和服务。采购管理不仅仅是采购部门的事情，需要企业整体的努力。
本制度是采购管理的框架性文件，采购管理总部和业务单位可根据业务实际制订实施细则。
本制度适用于集团一切广义与采购相关活动。
三、采购管理业务内容
为了实现采购管理，需要有相应的业务模式与组织架构。根据集团现有组织架构与分工，采购管理业务框架图如下：
采购管理架构
3.1 采购管理组织
采购管理组织是采购管理最基本的组成部分，各企业根据企业的具体架构及功能进行设置。详见架构与组织分工章节有举例分析。
3.2 需求分析、资源市场分析
需求分析指采购什么原料、数量、时间、地点、价格等，货源市场分析指供应商资源现状分析、价格比较、运输及质量能力等分析。
3.3 采购实施作业（品类开发+采购作业）
指供应商开发与选择、价格谈判与确定、合同签署、采购订单下达、采购作业实施、收货与质量检验跟踪、采购结算管理等。
3.4 采购管理与监控
采购监控是指对采购活动进行的监控活动，包括对采购有关人员、采购资金、采购过程的监控。
四、架构与组织分工
4.1 组织架构
根据集团业务模式，采购工作采用集中采购和分散采购两种方式。下面是本人曾主持一家大型单位的采购组织架构与分工。
集团设采购管理总部作为职能总部，主责采购战略制订，与集团采购业务相关的共性流程制订、资源管控、采购作业等。
各业务单位设立采购部，主责品类开发、成本管控等。原则上各独立核算单位均需设置专职采购人员，不具备条件的，设置兼职采购人员。
采购管理基本组织架构
4.2 各部门职能分工
1) 采购管理组
- 围绕集团战略，进行采购战略及采购政策的制订。
- 根据提报与建议，审核确定战略供应商。
- 大宗原料采购方案参与与指导。
2) 采购管理总部
- 配合集团进行采购战略及采购政策等的制订。
- 采购系统人员培养、培训。
- 集团各公司采购相关共性流程与制度制订、执行跟进、修正。
- 供应商资源库组建与管理，供应商档案管理。
- 根据集团及采购管理组要求，战略供应商的开发、建议与培养。
- 行情分析与价格监督，对市场及实际采购成本的波动作出分析并报告。
- 采购订单作业的执行实施。
- 配合财务做好供应商付款及帐目的管理。
3) 业务单位采购部
- 按集团相关流程，结合业务单位实际，编制并执行相关实施办法或细则。
- 供应商资源的开发、日常考核考评、淘汰等管理。
- 按品牌或业务单位需求，新品类、新产品开发。
- 按业务单位计划，采购成本的控制与实施。
- 采购合同的谈判、合同工作流发起。
- 采购作业执行过程中产品质量、数量、价格等问题与供应商的协调处理。
五、采购实施工作的主要职责
5.1 新品牌、新产品开发。配合研发部门、品牌部门要求，选择合适的供应商，确保按期、成本控制要求、质量要求等完成开发。
5.2 物资供应。确保企业所需的各种物资的供应，是采购管理工作的一项最重要、最基本的任务。
5.3 供应商管理。供应商作为集团的战略资源，是采购管理的核心工作之一。供应商选择、供应商日常管理维护、供应商淘汰等全过程管理。
5.4 成本控制。成本是指供应链总成本，采购价格只是其中一部分。采购管理的基本目标是供应链总成本最低。
5.5 库存管理与资金占用。库存作为一个重要节点，侧面反映了采购订单管理、供应商综合能力、采购管理组织的真实水平。
六、采购原料分类
根据集团业务类型，从供应链角度，采购业务可分为以下八大类：
6.1 生产原料类。指工厂、研发、品牌等单位用生产类原料。
6.2 开业物品类。指加盟店开业所有物品，包括设备、桌椅、灯箱、宣传用品等。
6.4 物流运输类。包括干线物流、中继配送、中继仓库及办公场所租赁等。
6.5 营销费用类。包括各类广告费用、网站建设维护管理、展会等。
6.6 固定资产类。包括财务总部制订《集团固定资产管理制度》界定品类，厂房租赁，相对长期固定办公场所租赁等。
6.7 贸易类。泛指国外采购，通过进口完成的品类。
6.8 其它类。上述七大类之外其它采购，主要包括食堂、班车、易耗品、办公用品采购等。
七、采购管理相关流程与制度汇总
7.1 采购管理相关流程与制度分为三个层级：
第一层级：框架文件。为指导性文件，一般由集团总裁办、采购管理组、采购管理总部等制订。该层级文件由总裁核准。
第二层级：基础文件。根据框架文件或部门职能，由相应职能部门制订。如财务总部制订的付款流程等基础文件。法务制订的合同管理制度为基础文件。职能部门负责人审核，总裁核准。
第三层级：操作文件。指根据基础文件，结合业务实际，由相关职能部门或各业务单位制订的操作性文件。职能部门负责人审核，业务单位负责人或相应职能部门负责人核准。
7.2 采购管理相关制度和流程汇总，汇总文件存放于采购管理总部规章制度－OA文件柜。
1) 《采购管理制度》－采购管理总部制订，是采购管理的框架性文件。
2) 《合同管理办法》－法务总部制订，是采购合同管理的基础性文件。
3) 《采购合同管理实施细则》－采购管理总部根据《合同管理办法》制订，是采购合同谈判、签署与执行的操作性文件。
4) 《采购合同审批工作流》－一OA流程，采购管理总部根据《采购合同管理实施细则》制订，是采购管理的一操作流程。
5) 《集团采购付款流程规范》－财务总部制订，规范采购付款程序的一基础制度。
6) 《采购付款工作流》－根据《集团采购付款流程规范》，财务总部制订的一采购管理操作流程。
7) 《采购成本控制管理制度》－采购管理总部制订，是集团采购成本管理的一基础文件。业务单位可据此制订相关实施细则。
8) 《供应商资源库管理办法》－采购管理总部制订，是规范集团采购管理，规避供应商管理风险，对供应商资源集中进行集中管控的操作文件。
9) 《供应商管理制度》－采购管理总部制订，包括供应商开发、日常管理、考评考核、淘汰等的供应商管理基础文件。
10) 《采购作业管理办法》－采购管理总部制订，是按ERP流程规范采购作业秩序的一操作文件。
11) 《网络采购管理办法》－结合网络采购趋势，采购管理总部制订的一份关于加强和规范网络采购的操作性文件。
12) 《集团固定资产管理制度》－财务总部制订，固定资产采购实施的基础文件依据。
13) 《房屋租赁管理》《设备设施租赁管理》－行政总部制订，规范房屋和设备设备租赁业务的制度。
14) 《档案管理制度》－行政总部制订，与采购管理有关的档案管理实施细则制订的基础文件依据。
15) 《委外加工管理办法》－业务单位与职能总部一起制订，指导规范委外加工管理的基础性文件。
16) 各类格式合同－法务总部核准，合同签署文件的操作性文件。详见《格式合同》、《采购合同管理实施细则》。
以上16项制度文件范本陆续整理后发出，供参考。
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