作为职业采购经理人，大多数人在年底或者季度末的时候，都会做花费分析，大多时候的大家只是把花费数据汇总下或者再加上一个趋势而已，这就像在我们开车的时候看下后视镜，根本不知道我们接下来应该用什么方法来指导我们的行动，以取得更好的绩效。
我们先来说说花费分析可以带来的作用，主要有以下几个：
1. 看看总共花了多少钱？
2. 看看这些钱都花到哪里去了？
3. 看看都买了什么？
4. 看看这些钱都是由谁花的？
除了以上最基本的作用，花费分析还可以帮助我们达到以下目的：
1. 合理化供应商数量
2. 降价机会的识别
3. 提高采购效率，降低交易成本
我们接下来按具体的步骤来详细讲一下花费分析：
1. 数据的收集
在数据的收集这一块有以下几个误区：
a) 数据来源单一
比方说大家通常的花费分析的数据的唯一来源就是ERP系统，但是大多时候这些数据的维度是不够的，比方说它很难按品类、按供应区域进行汇总。
b) 颗粒度不够
也有很多时候大家根据总账数据，直接进行花费分析，这样除了得到一个金额之外，将不能得到其他更有用的任何信息。
我们应该如何收集数据呢：
ａ）多渠道搜集
除了有ERP数据，还要有系统外的数据，比方说结合PFEP里的关键信息，比方说包装类，运输距离等。
ｂ）清楚定义数据收集的方法，节点
比方说，我们是搜集订单数据、入库数据还是入账数据。
２．数据清洗
转换汇率： 确保可比性。
删除错误值：比方说明显的输入错误，比方说某次大金额的入库之后有退货等。
合并重复值：主要是针对同一目标进行了不同的描述，比方说有时候用的是简称，有的时候用的是全称，如果不加以处理，将会被误以为是不同的东西。
３.数据丰富和分析
ａ）品类
确定品类的方法：
＊ 相似的供应商
＊ 相似的工艺
＊ 相似的来源
＊ 相似的用途
分析方向：
－ 可以按品类汇总花费
－ 可以按品类分析供应商数量
－ 在每个品类下供应商的支出占比
－ 看供应商数量是否合理
ｂ）零件的材质、形状、净重和毛重
－ 可以通过净重和毛重识别单价是否有异常值
－ 甚至可以预测如果原材料价格变化对我们采购支出的影响
ｃ）制造费用和管理费用
再进一步区分哪些是和数量有关或者和数量无关，这在以后数量增加的时候可以作为和供应商进行谈判的依据。
比方说设备折旧，数量增加了，开机率提高了，如果是因为我们或者供应商的其他客户的需求增加了，无论如何，供应商都应该降价，因为单位分摊变低了。
ｄ）分成可以影响的和不可以影响的
可以从两个维度进行识别，数量和价格。对于间接花费，我们可能控制数量和单价，对于直接花费，更多时候我们可能只能影响单价而很难影响数量，除了我们做了VA/VE或者模块化、通用化、标准化等。
比方说用电，我们很难影响电价，但是我们可以采取各种各样的措施来控制电的消耗。
比方说PPE，我们则既可以影响价格，也可以控制消耗数量。
比方说发动机，企业很难控制用量，但是却可以影响价格。
还有一个维度，就是对一个零部件，即使我们可以影响他的价格，也可以纵向去分析影响程度，比方说某个机加工件，对于原材料的部分，我们很难影响，但是可以通过效率或者其他的方法去影响制造费用或者管理费用。
e)看某一品类下或者某一物料的采购次数、采购金额以及单次采购额，看看怎么样可以优化采购效率。
f) 看重复采购的次数以及新机型新料号的数量以及金额占比，引导研发向模块化和标准化方向努力。
g) 物料的用途， 这样才可以通过销售预测进行相对准确地推断采购预测，否则按比例简单折算风险极高。
专用件： 按用量直接相乘即可
通用件：看看他们以往都被用到哪些产品上了，未来的mix会有什么变化
h) 交付条款以及其他条件
比方说是ex-works，FOB 以及CIF 等，如果可以的话，尽量统一转换成落地价（landed cost）
i) 付款条件以及付款方式
比方说预付款，Net 30 days, Net 50 days, ……? 是信用证、T/T 还是承兑汇票
j) 包装数量，包装箱的长、宽和高（注意长，宽和高一定要分开来填）
识别包装数量是否还可以进一步优化
如果大部分等高的话，可以优化
k) 该物料的采购年数以及从开始到现在的降价比例，可以在同一品类中进行比较
l) 供应商的业绩指标
可以根据自己采购额占该供应商销售额的占比来设定改善目标以及要求供应商提供的改善努力。
甚至可以把同一品类下的不同供应商的采购金额、占比以及业绩放在一起进行比较，这样可以有效引入竞争，同时也随时有Plan B。
数据的呈现：
1. 千万不要只给一个绝对值
2. 最好还能给一个趋势
3. 还要给几个比较（同比、环比与预算比）
4. 也要能讲数据背后的故事
a) 去年同期的花费是XXXX万元
b) 今年由于volume的变化影响多少
c) 由于mix的变化影响是多少
d) 由于供应商涨价带来的变化是多少
e) 由于切换供应商带来的变化是多少
f) 由于谈判带来的价格变化有多少
g) 由于协助供应商改善带来的价格变化是多少
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